3 minutes reading time (669 words)

Arbeiten im verteilten Team

friendship-2366955_1280

Seit Mitte März erarbeiten wir uns als Team ein neues "Normal". Was vorher selbstverständlich war, ist heute nicht mehr möglich. Die alten Abläufe beizubehalten, hilft uns in der Zusammenarbeit nicht mehr weiter.

Schon als sich abzeichnete, dass es zu irgendeiner Form von Kontaktbeschränkungen kommen würde, planten wir vor, indem wir den Rahmen absteckten, um eine Infektionsmöglichkeit mit COVID-19 zu minimieren. Wir legten mittels Dienstanweisungen fest, was möglich ist und was nicht. Kontakte reduzieren hieß für uns auf der einen Seite, die Kontakte zu unseren jungen Menschen und Familien einzuschränken und andere Wege zu etablieren, aber vor allem bedeutete es, die Kontakte innerhalb des Teams zu reduzieren, um als Träger arbeitsfähig zu bleiben.

Schnell wurden Möglichkeiten für Videokonferenzen ausprobiert und entsprechende Programme auf den Smarphones installiert. Danke an dieser Stelle an unseren schnellen und unkomplizierten Support von Mac Hilfe Hamburg.

Gleich am ersten Montag nach Verkündigung der Kontaktbeschränkungen trafen wir uns als Team mithilfe einer Videokonferenz. In der ersten Zeit hatten wir mit unterschiedlichen technischen Schwierigkeiten zu kämpfen, testeten unterschiedliche Tools, entschieden uns unter anderem wegen datenschutzrechtlicher Gründe gegen Zoom. Allein dies war z.T. sehr frustierend, da wir uns schlecht verstanden haben und das Bild und die Verbindung hakten. Nach und nach konnten wir diese Probleme lösen. Die erste Woche, in der wir als verteiltes Team arbeiteten war irritierend. Die Anzahl der Telefonate war immens. Um für uns eine Struktur und auch einen Zusammenhalt zu etablieren, trafen wir uns in der zweiten Ausnahmewoche täglich kurz am Morgen. Wir schauten, wie es den einzelnen ging und planten gemeinsam, was zu tun ist. Diese täglichen Treffen schafften für uns als Team Ruhe in dieser - auch persönlich - sehr belastenden Zeit. Es war möglich, auf jede Veränderung der Rahmenbedingungen zeitnah zu reagieren und auch uns im Blick zu behalten und uns gegenseitig zu entlasten.

Mittlerweile treffen wir uns zweimal in der Woche als Team in einer Videokonferenz. Montags starten wir die Woche zusammen und donnerstags treffen wir uns, wie vorher persönlich, regulär zu unserer Teamsitzung. Unsere Videokonferenzen sind moderiert, weil wir festgestellt haben, dass ansonsten die eher ruhigen Kolleg*innen sich noch weniger zu Wort melden. Beim Arbeiten im verteilten Team fallen soziale Interaktionen weitestgehend weg. Es fehlen manche Kanäle der Kommunikation, wie die kurzen Gespräche vor einem Treffen oder zwischendurch, wenn man sich im Büro sieht. Dies müssen wir aktiv suchen und wieder in unsere Kommunikation integrieren. Dabei probieren wir aus: Sei es die spontane Einladung, sich remote auf einen Kaffee zu treffen oder bei "dienstlichen" Telefonaten auch die Zeit zu haben, sich zu erzählen, wie es einer gerade geht. 

Wir lernen, klarer Bedürfnisse zu äußern, explizit zu sein. Was brauche ich gerade vom Team oder auch von meiner Co-Mitarbeiterin in einer Betreuung? Wie gelingt es mir, meinen Tag zu organisieren? Beim vorrangigen Arbeiten von Zuhause aus, ist es wichtig, Pausenzeiten einzuplanen und nicht die unterschiedlichen Telefonate oder andere Arbeiten unmittelbar aneinanderzureihen.

Im Rahmen der Lockerungen der Kontaktbeschränkungen haben wir für uns entschieden, nur in festen Teams im Büro aufeinander zu treffen. So bleiben wir auch bei Auftreten einer COVID-19 Erkrankung als Team arbeitsfähig. Dies erfordert von uns und auch von unseren Betreuten ein hohes Maß an Organisation. Welche Arbeiten kann ich von Zuhause aus erledigen? Was muss ich im Büro machen? Benötige ich einen Computer bei dem Treffen mit einer Betreuten? Das ist herausfordernd. Aber auch hier versuchen wir miteinander auf Tuchfühlung zu bleiben, zu hören, was der oder die andere benötigt.

Aufgabe von Führung in dieser neuen Situation ist es, Richtung zu geben. Wo soll es hingehen? Was ist das Ziel? So ist es bei einem verteilt arbeitenden Team noch wichtiger für die Führungskraft, im Kontakt zu sein, den einzelnen nachzugehen. Ein Team muss lernen, unter neuen Bedingungen zu arbeiten, das funktioniert nicht von allein. Kleine Schritte schaffen hier Flexibilität. Immer wieder ist es notwendig zu reflektieren und anzupassen. Führung ist gefordert, Sicherheit in den Rahmenbedingungen zu bieten und dabei transparent zu sein.

So herausfordernd und schwierig diese Zeit auch ist, lernen wir uns als Team noch einmal neu kennen und schätzen.



Mobil Arbeiten mit OnlyOffice
Remote-Feedback-Training