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Datenschutz - eine Frage nachhaltiger und qualitativ hochwertiger Sozialer Arbeit

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Zugegeben: Das Thema Datenschutz löst bei mir nicht unbedingt pure Lebensfreude aus. Wie und wieso wir uns – neben den gesetzlichen Anforderungen – damit intensiv befasst haben, beschreibe ich in diesem Beitrag.

Als freier Träger der Jugendhilfe unterliegt adelante dem Sozialdatenschutz gem. Kap. 2 SGB X, bzw. wie alle privaten Unternehmen in der EU der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Da die konkreten Verpflichtungen, die sich daraus ergeben nicht offensichtlich sind, haben wir uns damit in einem Datenschutz-Audit im Juli 2016 umfassend mit Hilfe eines externen Profis beschäftigt.

Im Rahmen der Umstellung zur DS-GVO wurden die Maßnahmen aktualisiert und angepasst.

Weil die Anforderungen und deren alltagstaugliche Umsetzung sehr komplex sind, haben wir in unserem Datenschutzkonzept diverse Aspekte konkret beschrieben.

Zum Umgang mit sensiblen Daten wurden im Qualitätsmanagementsystem zahlreiche Verfahren geregelt, die Aussagen treffen zu z. B.:

  • Datenschutzbestimmungen
  • Verschlüsseln von Dokumenten, die per E-Mail verschickt werden
  • Sicherung von Dokumenten in den Geschäftsräumen von adelante


Unter dem Begriff Datenschutz von Dokumenten verstehen wir den nach den Anforderungen der o. g. Gesetze geforderten Umgang mit personen- und klient*innenbezogenen Daten z. B. bei der Weitergabe per E-Mail intern und extern.

Mit externer Hilfe – anders ist es auch nicht wirklich zu meistern – haben wir unsere internen Abläufe angesehen: Wie wird was unter welchen (technischen) Voraussetzungen organisiert? Was läuft gut? Was wurde noch gar nicht betrachtet? Was kann wie besser, sicherer gemacht werden?

Was zunächst einfach klingt, ist am Ende des Tages hoch komplex und fordert nicht nur Hirnschmalz, sondern auch Geduld und nicht zuletzt finanzielle Ressourcen.

Beispielsweise war es nicht selbstverständlich einen Anbieter für das Hosten und Verwalten unserer Website, der E-Mail Adressen und eines Backups unseres Servers zu finden, der dann auch noch einen sog. ADV (gesetzeskonformen) Vertrag unterschreibt.

Ähnlich problematisch war es, eine technische Lösung zur Verwaltung von dienstlichen iPhones zu implementieren.

Aber auch organisatorische Maßnahmen wie die Vergabe und Administration von zahlreichen Passwörtern an den Computern, für webbasierte Software u. v. m. mussten technisch geprüft und schließlich teilweise in müheseliger Handarbeit umgesetzt werden.

Wieso machen wir das dann eigentlich? Neben den gesetzlichen Normen – ja, bei Verstößen kann ein empfindliches Bußgeld verhängt werden! – ist mir mehr und mehr bewusst geworden, dass diese Regelungen aus u. a. folgenden Gründen absolut gerechtfertigt sind:

Erstens geht es um persönliche Daten wie Namen und Geburtsdatum. Wenn diese Angaben frei zugänglich sind – z. B. ganz simpel über eine firmeninterne Geburtstagsliste – ist es leicht möglich, beispielsweise einen Handy-Vertrag zu erschleichen. Kein Witz: es gibt Fälle, in denen ehemalige Kolleg*innen auf Namen anderer Mitarbeitenden so etwas gemacht haben. Diese wunderten sich als sie extrem hohe Rechnungen erhielten für einen Vertrag, die sie doch nie geschlossen haben.

Zweitens: Wir erhalten darüber hinaus von unseren Klient*innen sehr detaillierte Informationen wie z. B. über Krankheiten oder mögliche Strafverfahren. Diese Angaben sind vertraulich und dürfen nicht fahrlässig über E-Mails verschickt werden, die theoretisch offen lesbar sind wie eine Postkarte. Solche Daten gehören quasi den Klient*innen und sie vertrauen uns, dass wir damit sorgsam umgehen. Schließlich möchten wir auch nicht, dass unsere Hausärzt*in im Wartezimmer unsere Krankenakten als Lektüre auslegt.

Und Drittens: Sicherlich haben wir es alle schon einmal erlebt, dass wir ein mühsam geschriebenes Dokument versehentlich gelöscht haben oder nicht wieder finden. Dumm gelaufen. Ein wunderbarer Nebeneffekt des Datenschutzes ist, dass wir uns auch damit befasst haben wie und wo wir unsere Daten sicher speichern, ablegen und so wieder finden können. Es ist tatsächlich eine Arbeitserleichterung.

Für uns ist somit der Datenschutz auch ein Beitrag für eine nachhaltige und qualitativ hochwertige Soziale Arbeit.

Halbjahresrückblick und Ausblick
Unternehmenskultur bei adelante