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Digitalisierung in der Jugendhilfe – Teil 2 von 3 – Chancen und Risiken

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Im ersten Teil dieser Serie habe ich über Anforderungen an die Leitung und die benötigte Führungskompetenz im Zusammenhang von Digitalisierung geschrieben. Wie in so vielen Bereichen kommt es auch hier darauf an, dass die Personen mit Leitungsfunktion voran gehen, das Team mitnehmen und gemeinsam den Prozess des Wandels gestalten.

In diesem Teil geht es um Chancen und Risiken bei uns als Träger. Diese sollen anhand von zwei Beispielen betrachtet werden.

Beispiel 1: Dokumentation

Sozialarbeiter*innen – vor allem der „alten Schule" - machen sich gerne handschriftliche Notizen. So können Termine koordiniert, Begegnungen und Aufgaben auf losen Zetteln oder auch in Kalendern, Kladden etc. notiert werden. Problematisch wird dieses jedoch, wenn diese Fachkraft zeitweise aufgrund von Krankheit ausfällt oder gar den Arbeitsplatz wechselt.

Dann ist nicht nachvollziehbar was konkret wann bearbeitet und erledigt wurde oder was aktuell zu tun ist, wer Ansprechperson ist usw.

Wir haben uns als Team damit auseinandergesetzt, was dokumentiert werden soll und haben dazu Kategorien gebildet wie z. B. Schule /Ausbildung. Nach diesem System haben wir zum Einen unsere Papierakten und zum Anderen die digitale Akte in unserer Dokumentationssoftware gegliedert. Der Vorteil besteht u. a. darin, dass auch im Vertretungsfall eine Fachkraft sich sofort im System zurechtfindet. Gleichermaßen bedeutet es aber auch, dass sich alle Betreuer*innen daran halten und regelmäßig die Dokumentation und Aktenführung machen müssen. Nur so kann sichergestellt werden, dass z. B. auch von unterwegs der Zugriff auf notwendige Informationen durch die zuständige Person erfolgen kann. Das erfordert Disziplin, spart aber am Ende des Tages wertvolle Zeit, die dann wiederum in die direkte Betreuung einfließen kann.

Beispiel 2: Qualitätsmanagement

Seit 6 Jahren haben wir ein nach DIN ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagement. Wir haben zahlreiche wiederkehrende Prozesse beschrieben, die jederzeit nachgelesen werden können. Das sind z. B. Arbeitsanweisungen wie und was dokumentiert werden soll oder wie vorzugehen ist, wenn ein*e Jugendliche bei uns in einem Betreuungsstandort einzieht. Gleichermaßen sind Formblätter zu finden, die den Betreuer*innen wertvolle Zeit ersparen z. B. Vollmachten immer wieder neu zu formulieren.

Alle diese Dokumente finden sich auf unserem internen Server.

Für den Einarbeitungsprozess neuer Kolleg*innen – so wurde uns immer wieder bestätigt – ist das eine große Erleichterung, in die komplexe Arbeit hineinzukommen. Die große Herausforderung besteht darin, die Prozesse und Abläufe immer wieder auf den Prüfstand zu nehmen, anzupassen und alle Teammitglieder an diesem Verfahren teilhaben zu lassen.

Diese beiden Beispiele zeigen exemplarisch, dass ein Prozess hin zur digitalen Transformation sowohl in der Anfangsphase als auch in der kontinuierlichen Umsetzung zeitintensiv ist. Das gesamte Team muss mit eingebunden werden, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen, Abläufe anzupassen, ein System weiterzuentwickeln etc.

Hierzu haben wir uns in diesem Jahr eine externe Beratung für mehrere Monate eingeladen, um grundsätzlich unsere Verfahren und technischen Möglichkeiten zu überprüfen. Als Ergebnis haben wir u. a. entschieden, eine neue Dokumentationssoftware einzusetzen.

Wir sind noch lange nicht am Ende mit der Digitalisierung bei uns als Träger. Aber wir sind gemeinsam auf einem guten Weg. Dieses soll nicht als Selbstzweck verstanden werden, sondern dazu beitragen, dass unsere tägliche Arbeit effektiver und transparenter, um somit unseren Klient*innen die bestmöglichste Unterstützung zu bieten.

Im 3 und letzten Teil folgen einige Gedanken zu den Jugendlichen und Digitalisierung.

Digitalisierung in der Jugendhilfe – Jugendliche -...
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