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Internes Audit - dieses Mal Remote

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Unser diesjähriges internes Audit haben wir erneut mit einem externen Berater durchgeführt. Allerdings gab es aufgrund der Corona-Krise auch hier einige Hürden zu überwinden. Erstmalig haben wir so ein Audit remote - also quasi vom Home-Office aus - durchgeführt. Hierzu mussten wir zunächst interne Verfahren anpassen, technische Lösungen finden, die auch dem Datenschutz genügen etc.

Diese Voraussetzungen konnten wir schnell erfüllen. Es wurde uns um so deutlicher, dass die in den letzten Jahren erfolgte Digitalisierung Gold richtig war. Ohne eine webbasierte Software zur Steuerung unseres QM-Systems oder ohne iPhones und einigen wenigen Laptops wäre es schlichtweg nicht möglich gewesen, dem Auditor Einblick in unsere Prozesse zu gewähren.

Ja, hier und dort gab es kleine technische Hürden z. B. beim "Teilen des Bildschirms", aber durch einen vorab gewährten Zugang mit Leseberechtigung in unsere Arbeitsanweisungen, Maßnahmeplanungen, Reklamationsmangement u. v. m. konnte sich der Auditor vorab umfassend ein Bild von unserem Qualitätsmanagement machen.

Besonders freute uns sein Feedback zu unserem "Corona-Notfall-Plan". Wie alle Träger mussten wir zügig Wege finden, wie wir unseren Betreuungsauftrag erfüllen können und gleichzeitig die Anforderungen des Infektionsschutzes (also auch des Arbeitsschutzes)  strengstens beachten. Der Auditor las nicht nur unsere dazu verfassten Dienstanweisungen, sondern bekam auch positive Statements von den Kolleg*innen in den jeweiligen Gesprächen.

Eine weitere Neuerung ist, dass wir die diesjährigen Ziele von adelante gemeinsam mit dem Team im Rahmen eines Workshops entwickelt haben. Wir betrachteten die einzelnen Arbeitsbereiche von der Verwaltung über Pädagogik bishin zur Zusammenarbeit im Team. Dieses wurde im Audit positiv betrachtet, aber auch erwähnt, dass hier die zuständigen Kolleg*innen diese Ziele und Maßnahmen zur Erreichung etwas ausführlicher dokumentieren sollten, damit deutlich wird zu welchem Grade diese Ziele erreicht wurden oder was an Anpassung nötig ist.

Wir werden weiter daran arbeiten und hoffen beim nächsten Audit im August es trotz der technsichen Möglichkeiten wieder in unserer Geschäftsstelle abhalten zu können.

Frohe Ostern
Erreichbarkeit in Corona-Krisen-Zeiten