Fehlermanagement Teil 3: Retrospektive

Fehler werden oft mit Schuld verknüpft. Wir möchten nicht schuld sein. Und Schuldzuweisungen können unser Handeln bremsen.

Wenn wir als Team einen Weg finden, offen und ohne Schuldzuweisungen zu kommunizieren, können wir anfangen, Fehler als Möglichkeit zu sehen, etwas zu lernen.
Hilfreich ist es dabei, kleine Schritte zu tun und diese Schritte regelmäßig zu reflektieren. So können wir uns als Team schnell an neue Situationen anpassen und auch Ideen entwickeln und umsetzen, ohne gleich eine ganze Konzeption dazu geschrieben zu haben. Funktioniert unsere Idee? Weitermachen! Funktioniert sie nicht? Etwas anderes probieren.

Sobald wir mit Menschen als Team und mit Menschen in unseren Familienhilfen zusammenarbeiten, ist das Umfeld komplex und Dinge können nicht von Anfang bis Ende durchgeplant werden. Es benötigt Zwischenstopps, um Dinge, die wir ausprobieren, zu überprüfen und zu justieren.

Eine Methodik, die aus dem agilen Management kommt, ist die Retrospektive. Retrospektiven sind regelmäßige, meistens in Abständen von 4-6 Wochen, moderierte Teamsitzungen, die nach einem festgelegten Muster ablaufen. Ziel ist es, gemeinsam als Team zu lernen. Retrospektiven sind ein Instrument, um Veränderungsprozesse zu begleiten. Dabei geht es weniger um strukturelle Themen als vielmehr um die Zusammenarbeit an sich. Da geht es auch um die Stärken und Ressourcen der Einzelnen. Es geht um Stimmungen und Gefühle. Am Ende stehen gemeinsame Erkenntnisse und Absprachen.

Eine Retrospektive dauert meistens zwischen 90-120 Minuten und hat 6 Phasen:
Einleitung, Gesprächsklima schaffen, Themen sammeln, Erkenntnisse gewinnen, Entscheidungen treffen, Abschluss.
Jede Phase hat ein relativ festes Zeitfenster und kann durch unterschiedliche Methoden unterstützt werden. Bei der Retrospektive geht es vor allem darum, das Handeln des Teams zu reflektieren und Lösungen für die anstehenden Probleme und Aufgaben zu finden.

Wir nutzen diese Methodik seit einigen Monaten, um den Zustand der Betreuungsstandorte nachhaltig zu verbessern. Wenn wir Wohnraum für junge Menschen zur Verfügung stellen, ist Sauberkeit und Umgang mit dem Inventar sehr oft ein Thema. Es reicht nicht, einen Sauberkeitsstandard festzulegen. Es braucht individuelle Methoden und auch Einsichten, um einerseits mit den Ressourcen von adelante sparsam umzugehen und andererseits die jungen Menschen in diesen Prozess mit einzubinden, damit sie auch hier im Sinne der Verselbstständigung lernen können. In jeder Retrospektive sammeln wir die Themen, die in den Wochen davor angefallen sind. Mal ist es ein Auszug, der nicht optimal gelaufen ist, mal ist es der zunehmend verwahrloste Zustand einer Küche. Wir versuchen einerseits zu ergründen, was nicht rund gelaufen ist, andererseits mit Hilfe des Erfahrungsschatzes der Mitarbeitenden Lösungen zu erarbeiten und zwar in kleinen, machbaren Schritten. Es werden Verantwortlichkeiten festgelegt und in der kommenden Retrospektive geschaut, was umgesetzt werden konnte und welche Gründe es möglicherweise hat, wenn etwas nicht umgesetzt werden konnte.

Eine Retrospektive darf und sollte auch Spaß machen. Mit unterschiedlichen Methoden und auch überraschenden Fragen kann die Moderation Impulse setzen. Es kann auch kreativ gedacht werden, einfach mal etwas ausprobieren, einfach machen.